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        中小企业会计信息化存在的问题及对策

        摘要:目前,中小企业已占到我国注册企业总数的98%以上,其工业总产值、销售收入、实现利税分别占到60%、57%、43%,对国民经济和社会发展发挥着重要作用。近年来,中小企业会计信息化普及程度迅速提高,但由于中小企业的经营特点使其在会计信息化的过程中存在一系列问题,导致整体应用水平较低,已成为我国会计信息化工作的发展瓶颈。文章针对中小企业实施会计信息化过程中各阶段存在的问题及其原因进行深入分析,并提出相应的解决对策。

        关键词:中小企业 会计信息化 信息化问题

        我国中小企业会计信息化正在迅速普及,但由于资金技术不足以及领导认识不清等原因,会计信息化应用水平普遍较低、投入不足、专业人才缺乏等问题较突出。因此,本文认为数量众多的中小企业会计信息化工作的实施程度将成为我国发展整体会计信息化工作的关键,我国应将其作为推进企业财务信息化和管理现代化工作的重中之重。

        一、中小企业会计信息化过程中存在的问题

        会计信息化是从手工会计信息系统转变为会计信息化系统的过程。中小企业会计信息化过程相对于大型企业来说比较简单,且几乎不涉及到系统开发的问题,一般可以归纳为四个阶段:规划阶段、建设阶段、运行和维护阶段、评价阶段。

        (一)规划阶段的问题。

        企业进行会计信息化规划的目的是认清起点,明确终点,确定路径的大致方向。其中,起点是企业的现状。通过剖析企业需求,进行可行性分析,明白“是什么”的问题;终点是企业实施会计信息化的目标,知道“想是什么”的问题。只有确定了两个端点和沿途的关键点,才能保证会计信息化工作的顺利进行,达到会计信息化的目标。

        1.可行性分析存在的问题。

        (1)需求分析有欠缺。企业是否需要实施会计信息化取决于企业发展的客观需要。如果企业规模很小且手工会计能适应企业的发展,那么就无需浪费人力、物力来开展会计信息化工作。随着企业的发展,会计的管理范围越来越大,会计工作越来越精细,在手工管理的状态下,企业主无法实时了解企业的发展状态,企业的分散管理带来诸多不便,此时,就有必要建立会计信息化系统。据相关统计,在以往会计信息化建设失败的项目中,80%是由于需求分析有欠缺而造成的。

        (2)条件准备不充分。首先是规范的数据基础。许多中小企业不注重数据的规范化、标准化,在数据准备不充分的情况下盲目开展会计信息化工作,导致会计信息化后期工作无法顺利进行。比如,中小企业账目混乱,期初数据不完整,明细科目余额有遗漏或重复,那么当发生与该明细科目有关的业务时,将出现数据前后矛盾的问题,导致工作无法进行。其次是资金的全程保证。实施会计信息化需要大量的资金投入,一般包括:硬件费用、软件费用、准备费用、运行维护费用等。中小企业的发展瓶颈之一就是资金匮乏,所以在开展会计信息化工作之前一定要有充足的资金预算,保证系统建设顺利进行。

        2.目标确立存在的问题。企业的会计信息化目标一定要以自身的需求分析为基础,有需求才有明确的目标,有目标才有发展的动力。只有以自身需求为基础而确立的目标才有指导的意义和牵引的动力。在企业实施会计信息化失败的案例中,目标不明确、目标不合理是导致失败的主要原因。

        (二)建设阶段的问题。

        会计信息化建设阶段的最终结果是形成一个有效的人-机会计信息化系统。其中,有效性依赖于有形的设备(主要包括硬件和软件)、无形的制度以及最关键的人员。

        1.硬件配置问题。在硬件配置过程中,部分中小企业把硬件价格作为选购的首要标准,而忽略了硬件的性能。购置后才发现硬件性能不符合要求,例如,内、外存储器容量不够,输入(出)速度不够或显示、打印等方面估计不足,结果造成浪费,影响使用。在实际工作中,因为硬件配置低造成软件无法正常运行,进而影响会计信息化工作的企业不在少数。这种“小节省、大浪费”的现象是资金比较紧张的企业常犯的通病。对于资金充足、经济效益好的企业又常常会走向另一个极端:“重硬轻软”,过多地投资于先进的硬件设备,但企业并没有那么大的需求,从而造成设备的闲置浪费。

        2.软件选择问题。

        (1)选型失误。许多中小企业在选择软件时,经常出现选型不正确、软件功能不能满足企业业务需求的问题。例如,工业型企业却购买了商业型软件。出现此类问题的原因在于两方面:一是企业的控制高层,二是软件供应商。大多数中小企业主不懂软件,面对形形色色的软件产品,不知哪个软件能满足自己企业的需求。他们的通常做法是模仿其他企业,尤其是竞争对手。软件供应商为了自己的利益不愿客观地评价企业需求,提供正确建议,而只是大力推荐自己的产品。

        (2)无力应用。中小企业在这一层选择标准上常常出现以下两个问题:一是重软件轻服务,以为软件本身比服务重要。对于缺乏人才的中小企业来说,服务比软件更加重要。因为一旦售后服务没有了保障,中小企业自身又几乎没有任何人才支撑来维持会计信息化工作的顺利进行,那么会计信息化就难逃失败的命运。由于售后服务不到位导致企业会计信息化失败的案例屡见不鲜。二是重功能轻文档。这里的文档是指用户手册、培训教材、实施指南等。中小企业财务人员极其缺乏计算机知识,要想熟悉操作过程就需要进行多次重复的培训,但供应商的当面指导有次数限制,并且需要付出服务费用,所以完备的文档资料对于中小企业来说是极其重要的。

        (3)系统短命。中小企业目前的规模不大,但这并不代表它将来不会壮大,所以,配置软件时应该预留数据接口。但是许多中小企业由于在规划阶段没有明确的目标,缺乏长远的规划,没有预留数据接口。随着企业的不断发展,软件功能不足以满足企业需求,但却无法进行拓展。此时,功能欠缺的会计信息系统反而限制了企业的发展,造成“削足适履”的局面。

        3.人员问题。

        (1)人员素质偏低。第一,专业技术水平偏低。中小企业多数为家族企业,选用会计人员时优先选择家人和亲戚朋友,这种用人机制影响了中小企业对高素质人才的聘用。第二,安全保密意识不足。中小企业实施会计信息化之后,会计人员面对新的工作环境―――网络,没有形成与之相适应的工作习惯,突出表现在工作人员安全意识淡薄,例如,会计人员常常为了互相帮忙,公开自己的密码,权限的划分乃至整个会计信息化的内部控制制度都形同虚设。许多工作人员在磁性介质中储存信息,虽然快捷方便,但信息易丢失、易被篡改,存储介质易损坏。第三,职能转变效果欠佳。实施会计信息化将会计人员从繁琐的核算工作中解脱出来,是为了让其有更多的时间与精力来进行财务管理,参与企业管理决策。但大多数中小企业会计人员却只是满足于核算工作的完成,并没有积极参与到企业管理中去。这与企业领导对会计信息化的认识偏差有关。例如,有些领导竟在实施了会计信息化之后进行裁员,以此来节省人工费用。

        (2)人员数量不足。一半以上的中小企业在实施会计信息化后没有重新设置岗位,手工会计人员经过简单培训直接兼任会计信息化工作人员,会计信息化系统没有基本的人员保证。部分企业虽然设置了相关工作岗位,却没有为各岗位配备专职人员。虽然中小企业业务较少,会计工作中一人多岗的情况很常见,但企业刚开始实施会计信息化会出现很多问题,技术人员的缺席将对这项工作的开展带来严重影响。

        (3)稳定性较差。人才匮乏是中小企业的致命弱点,即使企业很重视人才,也难以留住人才,这与中小企业的“家族色彩”有很大关系,外来人员总有一种寄人篱下的感觉,找不到归属感,自然也不会在此常留。此外,有些中小企业员工晋升制度不科学、不透明,外来人员对发展前景不满意而提出辞呈。人员流动性过大,交接工作频繁,各方之间的适应期长,从而影响了工作的顺利进行。

        4.决策体制的问题。很多中小企业是由家庭式作坊发展而来的,有夫妻档、兄弟班、父子联袂等多种形式。企业的多个领导人都认为企业是自己家的,自己就有发言权,就有决策权。当需要作出会计信息化相关决策时,如硬件结构、软件功能结构、岗位设置、人员聘用等,企业管理层就会出现多个声音,如果协调不好就会招致内部利益集团的争斗,会计信息化无法继续进行。

        (三)运行及维护阶段的问题。

        经过一段时间的试运行,手工账与计算机账取得一致结果后,新系统就可以正式运行了。在运行阶段,维护人员仍要对系统进行不断的修复、完善,使会计信息系统渐渐地与企业实际相融合。系统的维护过程是一个系统螺旋上升的过程,没有止境,直至企业消亡。它也是会计信息化工作的主要内容,会计信息系统所带来的收益与风险均在这一过程中体现。所以,在运行维护阶段很容易出现问题。

        1.软件的问题。

        (1)“二次开发”,缺乏实力保证。商品软件具有通用性,却不能完全满足各行各业的特色要求,所以往往需要进行二次开发,实现软件与企业需求的结合。中小企业又具有经营多样化、变化快的特点,就更加需要会计软件功能的随时增减来适应企业经营的变化,所以中小企业对软件的“二次开发”有更加强烈的需求。但是,由于资金、人才的缺乏,中小企业的二次开发工作很难进行。软件功能不能适应经营的变化,进而限制了企业的发展。

        (2)软件升级,难以满足需求。专门提供软件服务的供应商会经常进行软件升级,修改程序或增添新功能,但供应商所做的改进仍然脱离具体的企业需求,对企业的意义不大。财会软件也不是版本越新越好,需要同时考虑软件的稳定性,也许软件会因为新功能的增加而变得不稳定。企业需要在软件稳定性与功能效益性之间进行权衡。

        2.系统安全的问题。企业实现会计信息化大大提高了企业的管理效益,同时也带来了相伴而生的安全风险。对于敏感性较强的会计信息系统而言,更是如此。对于安全风险的防范主要来自两个方面,一个是安全设施有漏洞,一个是核心加固不“坚硬”。从中小企业目前的现状来看,这两方面均存在问题。

        (四)系统评价阶段的问题。

        会计信息系统的建立仅仅是会计信息化事业的开始,企业要根据系统的运行使用情况检查系统是否达到预期目标,分析问题产生的原因,并逐步完善系统的不足,使系统结构与功能更好地满足企业的需求。系统评价工作是系统完善的基础、改进的桥梁。但是许多中小企业并没有进行系统评价,即使有也在很多方面出现了问题,致使评价工作没有发挥应有的作用。

        1.缺乏评价基石。评价工作的起点是检查系统是否达到目标,所以系统目标是评价的基石,没有目标也就没有了后续的原因分析与系统完善。许多中小企业在规划阶段没有明确的目标,导致评价工作没有意义。

        2.缺乏科学的指标体系。科学的指标体系要做到考查范围不重不漏,考查内容详略得当,考查结构层次清晰,最重要的是该指标体系能体现企业对系统的需求重点。许多中小企业由于缺乏相关人才,评价指标制定得不合理,比如评价范围不全面、考查重点不突出等,使得系统评价结果不准确,不能发现问题的本质原因,也就不能做出有效的改进。

        3.评价工作实施不力。评价工作对工作人员的要求更加严格,既要懂计算机,又要懂会计,还要懂管理,只有全面的人才才能全面地分析评价系统。中小企业缺乏人才,更缺乏全面人才。所以,有些企业因为人员不到位而导致评价工作实施不力。只要进行评价,就会涉及到责任的承担问题。中小企业的“家族色彩”浓厚,责任划分不明晰。有部分人员的利益会因为评价工作而受损,进而在评价工作过程中不切实执行,甚至人为制造障碍,导致评价工作无法顺利实施。

        二、中小企业会计信息化对策

        对中小企业会计信息化过程中出现的上述问题进行深入分析,我们认为问题的根源在于以下三个方面:第一,领导是关键。对于中小企业来说,会计信息化是“一把手工程”。企业是否实施会计信息化、如何看待会计信息化、是否给予足够的资金和人力支撑等关键性问题,全由企业最高领导者对会计信息化的认识来决定。在这个意义上,企业领导者是企业能否成功实施会计信息化的关键因素。第二,管理是基础。俗话说“没有规矩不成方圆”,企业的经营管理同样需要规矩来制约,企业的制度就是规矩。中小企业在实施会计信息化的过程中出现的人员配备不齐全、管理层混乱、人员流动性大等问题,原因就在于企业管理体制不科学、管理基础不健全。第三,资金是保证。资金是中小企业实现会计信息化的保证,也恰恰是企业短缺的资源。目前,资金匮乏是制约中小企业发展的首要因素,同时也是中小企业实施会计信息化过程中遇到的最棘手的问题。会计信息化的每一项实施工作都要由资金来做支撑,甚至人才问题的根源亦在于资金。针对问题产生的根源,本文提出以下对策:

        (一)进行全员培训,重在领导高层。

        目前,我国中小企业会计信息化培训的对象仅局限于会计软件操作人员,培训的内容只是软件的具体操作。培训对象本末倒置,培训内容重技术轻观念,我们认为这是中小企业实施会计信息化失败的首要原因。会计信息化不仅是“一把手工程”,而且是“部门一把手工程”。会计信息系统是一个集成系统,需要集各业务部门的业务信息于一身,进行综合分析与决策。所以,不仅企业的最高管理者要参加培训,各业务部门主管都应该接受培训,明确自己在整个会计信息化工作中所处的位置和发挥的作用,从而高效率、高质量地完成任务。中小企业会计信息化培训的内容除了软件操作流程,还应该包括信息化观念,只有从上到下全体人员都从心理上认同并接受会计信息化,才能保证会计信息化工作的顺利进行。

        (二)加强三个制度,实现科学管理。

        1.调整管理体制,达到声音统一。经历了艰难困苦,中小企业主才将企业做大做强。企业的所有初创者都有这种情愫,将企业看成自己的,感觉企业的发展要由自己决策。当各个领导意见不一致时就会出现冲突,如果冲突难以协调就会使企业走向分裂。所以,随着企业规模扩大化,市场竞争激烈化,管理决策复杂化,改革体制、统一声音成为当务之急。如果初创者中有能够胜任管理工作的人员,就将管理工作全权交其负责。若没有,就外聘管理人才进行管理,以此来实现所有权与经营权的分离,实现管理体制的改革。

        2.健全内控制度,重点在于实施。中小企业一人多岗的情况十分常见,内控制度显得更加重要。所以,企业应建立一套完备的内控制度。合理设置岗位,恰当分配权限,符合牵制原则。制定科学完备的操作制度,培养员工正确的工作习惯。若企业缺乏建立内控制度的人才,可以寻求社会服务机构的帮助。建立制度是基础,重点在于贯彻实施。由于中小企业工作人员一般都与企业主沾亲带故,所以内控的实施应该从最亲近的人员开始。

        3.招聘外来人才,做到唯才是用。中小企业内部人才缺乏,内部培养又需要很长时间,所以往往需要招聘外部人才。如果企业想要留住有用的人才,首先要让其有归属感。由于中小企业家庭员工众多,容易以远近亲属形成团体,外来人员很难有归属感,这就要求中小企业主在用人过程中不因血缘而信任,不因亲情而重任。要建立一套好的晋升制度,既有利于员工之间的良性竞争,又有助于企业稳定人才。

        (三)优化筹资方式,关注相关政策。

        1.加强自身筹资能力。资金是企业发展的血液,是企业的生命线,资会紧张是中小企业实施会计信息化最大的障碍。企业资金来源有两个,一个是内部积累,一个是外部筹资。大多数中小企业由个体户发展而来,习惯于将筹资目光投向企业内部。但由于受到企业规模的限制,企业内部积累有限,所以企业应该把目光转向外部。众多中小企业可以联合起来,互相担保,向银行贷款,这样既减少了银行的风险,又加大了信贷额。同时中小企业应该树立正确的信贷观念,建立“借―――还―――借”的信贷模式,为企业的长远发展提供充足的资金保证。在商业信用方面,中小企业应该充分利用供应链融资,学会“借蛋生鸡,留鸡还蛋”。企业还可以借助供应链上有实力的企业向银行贷款。在应对资金紧张的问题上,除了扩大资金来源外,企业还应时刻注重提高资金利用率。

        2.借助优惠政策东风。中小企业属于弱势群体,我国正在建立扶持中小企业发展的政策体系,中小企业应该时刻关注相关的优惠政策,包括融资政策、税收政策等。例如,2011年6月2日,国务院下发《关于进一步做好普通高等学校毕业生就业工作的通知》,提出“鼓励中小企业吸纳高校毕业生就业,对招收高校毕业生达到一定数量的中小企业,地方财政应优先考虑安排扶持中小企业发展资金,并优先提供技术改造贷款贴息。”中小企业在招聘员工时,应该充分考虑此优惠政策,借政策之东风帮助企业获得长足发展。

        (四)寻求社会咨询,弥补自身不足。

        当中小企业在实施会计信息化的过程中遇到困难时,例如,企业主只意识到会计信息化的重要性,却没有相关技术知识;企业一时招聘不到合格的计算机人员;企业缺乏资金,无法承受昂贵的培训费用等,实施会计信息化工作就需要寻求第三方咨询公司的服务,较好地弥补中小企业自身的人才缺陷。

        参考文献:

        [1]刘凯.小企业会计电算化问题解决方案[J].财经界(学术版),2010,(06).

        [2]范蓉.小企业会计电算化系统的内部控制[J].中国新技术新产品,2010,(16).

        [3]熊绪进.会计信息化下反向操作功能研究[J].商业会计,2010,(12).

        作者:李新瑞 马晨佳 单位:唐山学院

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